HALO SEMARANG – Mengajukan permohonan audiensi kepada Gubernur Jawa Tengah kini tak lagi harus datang langsung ke kantor pemerintah provinsi hanya untuk menyerahkan surat permohonan.
Biro Umum Sekretariat Daerah (Setda) Pemerintah Provinsi Jawa Tengah mengembangkan aplikasi Mangayubagya, sebuah sistem digital yang dirancang untuk mempermudah sekaligus mempercepat manajemen pelayanan tamu yang hendak melakukan audiensi dengan Gubernur Jateng.
Mangayubagya merupakan akronim dari Manajemen Pelayanan Tamu Gubernur Nyaman dan Prasaja.
Aplikasi tersebut dikembangkan Kepala Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Gubernur Setda Provinsi Jawa Tengah, Ito Marzuki Yulianto, sebagai bagian dari proyek perubahan dalam peningkatan pelayanan kepada masyarakat dan pemangku kepentingan.
Ito mengatakan, gagasan pengembangan Mangayubagya berawal dari banyaknya permohonan audiensi yang diajukan masyarakat, organisasi perangkat daerah (OPD), maupun stakeholder kepada Gubernur Jawa Tengah.
Sebelum sistem digital diterapkan, pemohon harus menyampaikan surat permohonan secara langsung ke kantor. Proses tersebut dinilai kurang praktis, terutama dari sisi waktu dan kemudahan akses.
“Kondisi tersebut dinilai kurang efektif dan efisien, khususnya dari sisi waktu dan kemudahan akses pelayanan,” kata Ito di Semarang, Minggu (20/9/2026).
Persoalan tidak berhenti pada pengajuan permohonan. Proses monitoring dan pembaruan status audiensi juga masih dilakukan secara manual.
Akibatnya, data mengenai tamu yang telah diterima, dokumentasi, maupun tindak lanjut hasil audiensi berpotensi tidak terekap secara optimal. Ketika data tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan, proses pencarian dan penelusurannya pun membutuhkan waktu lebih lama.
Kondisi itulah yang kemudian coba dibenahi melalui Mangayubagya.
Dengan aplikasi tersebut, masyarakat maupun pemohon dari instansi terkait dapat mengajukan permohonan audiensi secara digital tanpa harus datang langsung untuk menyerahkan surat.
Status permohonan juga dapat dipantau melalui sistem sehingga pemohon tidak perlu berulang kali datang atau menanyakan perkembangan permohonannya secara manual.
“Tamu yang diterima, foto dan tindak lanjut audiensi terekap secara digital,” ujar Ito.
Menurut dia, digitalisasi tersebut diharapkan membuat pelayanan tamu Gubernur menjadi lebih efektif, efisien, cepat, sekaligus akuntabel.
Selain mempermudah pemohon, aplikasi tersebut juga membantu pemerintah dalam mengelola data audiensi secara lebih teratur. Seluruh dokumentasi dan data tamu Gubernur dapat tersimpan secara elektronik sehingga lebih mudah dipantau dan ditelusuri ketika diperlukan.
Mangayubagya juga dirancang untuk memberikan kemudahan bagi Gubernur dalam memberikan petunjuk mengenai penerimaan tamu maupun penunjukan perwakilan.
Sistem tersebut sekaligus memberikan kepastian jadwal kepada pemohon dan perangkat daerah terkait, sehingga proses pengaturan audiensi dapat dilakukan lebih terkoordinasi.
Tak berhenti di sana, perkembangan status permohonan juga dapat disampaikan melalui notifikasi WhatsApp. Dokumentasi berupa notulensi dan tindak lanjut hasil audiensi disediakan secara terpusat.
Data yang terkumpul selanjutnya dapat dimanfaatkan untuk monitoring dan pelaporan, sekaligus menjadi bahan evaluasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada pimpinan secara berkelanjutan.
Dengan Mangayubagya, proses audiensi yang sebelumnya identik dengan surat-menyurat dan pencatatan manual mulai diarahkan menjadi layanan yang lebih ringkas dan terdokumentasi.
Dari sekadar mengajukan permohonan hingga mencatat hasil pertemuan, seluruh proses perlahan dipindahkan ke dalam satu sistem digital.
Harapannya, pelayanan tamu Gubernur tidak sekadar menjadi lebih cepat, tetapi juga lebih tertata dan mudah dipantau—baik oleh pemohon maupun oleh jajaran pemerintah yang mengelolanya.(HS)
