HALO SEMARANG – Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Negeri Semarang (Unnes) Giat 6 mengadakan sosialisasi Rekapitulasi Digitalisasi Surat Masuk dan Surat Keluar di balai Desa Ngemplak, Kecamatan Karangnongko, Kabupaten Klaten.
Dalam sosialisasi ini, salah satu program kerja mahasiswa ialah manajemen persuratan dalam bentuk pembukuan, memanfaatkan google spreadsheet. Hadir sebagai narasumber, empat mahasiswa KKN Unnes yang ditempatkan di Desa Ngemplak.
Mereka ialah Lili Nurindah Sari dan Zilan Fikri dari Program Studi Manajemen, Shaffanisa Alivia Az-Zahra dari Program Studi Ilmu Hukum, serta Rahmah dari Program Studi Seni Rupa DKV Unnes. Lili menyampaikan pentingnya sosialisasi rekapitulasi digitalisasi surat masuk dan surat keluar kepada perangkat desa, terkhususnya Sekretaris Desa.
“Apabila dalam pembukuan masih dilakukan secara manual, maka akan mengakibatkan mudah hilang, rusak (sobek, basah), tidak terbaca, dan lain sebagainya,” ujarnya.
Adapun Lili memaparkan alur rekapitulasi digitalisasi surat masuk dan surat keluar. Pertama masuknya surat (fisik atau non fisik), kemudian dilanjutkan dengan menginput pada buku agenda surat masuk dan surat keluar.
Kemudian, setelahnya diteruskan kepada yang bersangkutan seperti (kades, sekdes, dan perangkat desa lainnya). “Terakhir dilakukan perekapan surat masuk dan surat keluar di google spreadsheet,” jelasnya.
Menurut dia, cara pengisian surat masuk dan surat keluar melalui google spreadsheet, terlebih dulu mendwonload aplikasi google spreadsheet di perangkat handphone masing-masing. Untuk mengaplikasikan google spreadsheet harus digunakannya data seluler (online).
Untuk cara pengisiannya sendiri sudah disesuaikan dengan tamplate buku panduan surat keluar dan surat masuk yang ada di kantor balai desa ngemplak.
Di akhir sosialisasi, Lili menegaskan, rekapitulasi digitalisasi surat masuk dan surat keluar melalui google spreadsheet dapat bermanfaat untuk membantu informasi terkait surat masuk dan surat keluar.
Selain itu mudah diakses dimana dan kapan saja, mempermudah dalam melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar yang diinginkan, serta dapat mengoptimalkan manajemen persuratan di kantor balai Desa Ngemplak.
Sekretaris Desa Ngemplak, Harjaka mendukung penuh rekapitulasi digitalisasi yang akan diterapkan di kantor balai desa ngemplak dan berharap seluruh perangkat desa dapat memahami serta mengaplikasikannya pada saat pencatatan surat masuk dan surat keluar melalui google spreadsheet.(HS)
