HALO KLATEN – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Klaten, menggulirkan inovasi baru, yakni Perbaikan Arsip Masyarakat dan Instansi yang disingkat Pear Manis.
Kepala Dispersip Klaten, Syahruna, Kamis, 13/01 menjelaskan inovasi Pear Manis, bertujuan melindungi dan menyelamatkan arsip miliki masyarakat dan pemerintah.
“Pear Manis ini adalah inovasi terakhir kami di tahun 2021. Dasarnya adalah Peraturan Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Nomor 77 Tahun 2021. Kami memperkenalkan layanan ini ke publik, berbarengan dengan pelaksanaan bintek Srikandi 3 November 2021, kerja sama Pemkab Klaten dengan ANRI. Tujuannya untuk penyelamatan dan perlindungan arsip vital, arsip terjaga dan arsip statis milik warga masyarakat dan instansi,” kata Syahruna.
Terkait mekanisme akses pelayanan, Syahruna mengarahkan agar pemohon mengirimkan data arsip yang akan diperbaiki melalui email. Dari informasi email ini nanti petugas akan mempelajari perlu tidaknya tindak-lanjut.
“Nanti pemohon cukup mengirimkan data melalui email di alamat arsipusklaten@gmail.com. Nanti petugas akan mempelajari dan menindak-lanjuti. Yang penting pemohon sudah memahami jenis arsip yang akan diperbaiki,” kata dia, seperti dirilis Klatenkab.go.id.
Terkait kerusakan arsip yang bisa dilayani melalui inovasi Pear Manis, harus memenuhi beberapa kategori atau materi, sesuai Peraturan Kepala Dispersip.
“Petugas akan melihat kerusakan arsip yang diajukan pemohon, sesuai aturan yang ada. Hati-hati. Jika kondisi arsip tintanya luntur, tulisan atau informasi arsip rontok, atau fisik rusak dan hancur, tidak bisa kami layani atau ditolak. Selain hal tersebut, bisa kami terima. Ini penting diketahui, sehingga pemohon tidak bolak-balik. Kami masih membatasi lima berkas tiap permohonan,” jelasnya.
Adapun untuk kriteria kerusakan dan jenis arsip yang bisa dilayani melalui inovasi Pear Manis, ada tiga jenis. Masing-masing adalah arsip vital, arsip terjaga, dan arsip statis.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya, menjadi persyaratan dasar kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan jika rusak atau hilang.
Arsip terjaga, yakni arsip negara yang berkaitan keberadaan dan keberlangsungan kehidupan bangsa dan negara, yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Adapun Arsip statis, adalah arsip yang dihasilkan pencipta arsip, yang bernilai guna kesejarahan, telah habis masa retensi, dan berketerangan dipermanenkan oleh yang telah diverifikasi langsung atau tidak langsung oleh lembaga kearsipan.
Dalam layanan perbaikan arsip melalui Pear Manis ini, petugas akan memperlakukan secara khusus. Misalnya membersihkan berkas dari kotoran, jamur atau sumber perusak lainnya, penurunan kadar keasaman kertas, dan pemberian plastik pengaman. (HS-08)
